Wenn Sie häufig Berichte, wissenschaftliche Arbeiten oder berufliche Dokumente verfassen, Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ von Word wird zu einem unverzichtbaren Verbündeten.Dank dieser Funktion können Sie jede Änderung überprüfen, korrigieren und verhandeln, ohne jemals die Originalversion des Textes zu verlieren.
Auch wenn es auf den ersten Blick etwas verwirrend erscheinen mag, sobald man verstanden hat, wie es funktioniert Es ist ein sehr einfaches Werkzeug, das viel Zeit spart. Wenn mehrere Personen an der Überprüfung eines Dokuments beteiligt sind, wollen wir uns Schritt für Schritt ansehen, wie man von Grund auf das Beste daraus herausholt, genau wie es ein professioneller Korrekturleser tun würde.
Was genau ist die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Word?
Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ ist eine Funktion von Word, die protokolliert alle an einem Dokument vorgenommenen Änderungen: hinzugefügte Texte, gelöschte Texte, Formatierungsänderungen (Fettdruck, Größen, Stile) sowie Kommentare und Anmerkungen von Gutachtern.
Anstatt dass die Änderungen den ursprünglichen Inhalt direkt ersetzen, Word zeigt sie visuell als Revisionszeichen an.Was Sie löschen, wird durchgestrichen dargestellt, was Sie hinzufügen, wird unterstrichen oder in einer anderen Farbe angezeigt, und Formatierungsänderungen werden durch Kommentare oder Sprechblasen am Rand gekennzeichnet.
Darüber hinaus kann jedem Rezensenten eine andere Farbe zugewiesen werden, so dass Es ist leicht festzustellen, welche Person welche Änderung vorgenommen hat.Dadurch wird die Änderungsnachverfolgung zu einer echten „Bearbeitungshistorie“, die wesentlich übersichtlicher und besser handhabbar ist als das Speichern von tausend Versionen derselben Datei.
Seine Verwendung ist weit verbreitet beim Korrekturlesen, Stilredigieren, Übersetzen, bei Forschungsarbeiten, Handbüchern und allgemein. jedes Dokument, das mehrere Hände durchlaufen muss, bevor es endgültig wird.
Warum sich der Einsatz von Änderungsmanagement lohnt
Der Hauptvorteil ist die Transparenz: Alle vorgenommenen Änderungen sind vollständig dokumentiert.Der Autor kann jederzeit nachprüfen, was, wo und nach welchen Kriterien bearbeitet wurde.
Es verbessert auch die Teamarbeit erheblich, weil Es ermöglicht mehreren Personen, dieselbe Datei ohne Überschneidungen zu überprüfen.Jeder reicht seine Vorschläge ein, und später entscheidet jemand, was angenommen und was abgelehnt wird.
Indem es als kontinuierliche Aufzeichnung fungiert, Es ermöglicht Ihnen, gedanklich „zurückzugehen“ und den Korrekturprozess zu verstehen.Indem man sich die Änderungen vor und nach jedem Satz ansieht. Dies hat eine sehr pädagogische Komponente: Der Autor sieht seine durchgestrichenen Fehler und die Lösungsvorschläge direkt daneben.
Schließlich verhindert es den Verlust wichtiger Informationen. Anstatt diese einfach zu überschreiben, Alle vorgeschlagenen Änderungen bleiben so lange sichtbar, bis sie jemand annimmt oder ablehnt.Nichts wird ausgelöscht, ohne Spuren zu hinterlassen.
So aktivieren und deaktivieren Sie die Änderungsverfolgung in Word
Um diese Funktion nutzen zu können, muss man zunächst wissen, wie man sie ein- und ausschaltet. Die Benutzeroberfläche kann sich zwar je nach Version leicht unterscheiden, die Funktionsweise ist jedoch dieselbe. Modernes Wort: Die gesamte Verwaltung erfolgt über die Registerkarte „Überprüfen“ im oberen Menüband..
Öffnen Sie Ihr Dokument und wechseln Sie zum entsprechenden Tab ÜberarbeitenDort sehen Sie eine Schaltfläche mit der Bezeichnung „Änderungen nachverfolgen“, manchmal begleitet von einem Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Revisionsoptionen“ oder Ähnlichem. Durch Drücken dieser Taste wird die Aufzeichnung aller Änderungen aktiviert.Ab diesem Zeitpunkt wird jeder Buchstabe, den Sie löschen oder hinzufügen, markiert.
In einigen Versionen kann man auswählen, ob die Nachverfolgung angewendet wird. für alle Benutzer des Dokuments oder nur für Ihre SitzungDies ist nützlich, wenn mehrere Personen die Datei gemeinsam nutzen und Sie kontrollieren möchten, wer die Änderungen aufzeichnet.
Zum Deaktivieren ist der Vorgang derselbe, nur in umgekehrter Reihenfolge: Gehen Sie zurück zur Registerkarte „Überprüfen“ und deaktivieren Sie die Option „Änderungen nachverfolgen“.Auf diese Weise wird alles, was Sie ab diesem Zeitpunkt bearbeiten, nicht mehr als Revision protokolliert.
Bedenken Sie, dass dies auch dann gilt, wenn Sie es deaktivieren. Alle bis dahin registrierten Marken bleiben im Dokument sichtbar. bis Sie sie annehmen oder ablehnen. Durch Deaktivieren der Funktion wird lediglich verhindert, dass neue Änderungen gespeichert werden.
Darstellung der Bewertungen: Kennzeichnung, Sprechblasen und Wechselkurse
Einer der wichtigsten Punkte, um nicht verrückt zu werden, ist das Verständnis dafür, dass Dieselbe Rezension kann auf verschiedene Arten betrachtet werden.Word zeichnet nicht nur auf, was Sie geändert haben, sondern ermöglicht Ihnen auch, festzulegen, wie diese Änderungen auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen.
Tab Überarbeiten Sie finden ein Menü (je nach Version kann es beispielsweise „Zur Überprüfung anzeigen“ heißen), in dem Sie den Anzeigemodus auswählen können. Normalerweise stehen Ihnen folgende Hauptoptionen zur Verfügung, die in den meisten Versionen sehr ähnlich sind:
- Einfache Überarbeitungen: Sie sehen das Dokument fast so, als wäre es die endgültige Fassung, jedoch mit einem Strich oder einer Markierung am Rand, die auf die vorgenommenen Änderungen hinweist. Ideal zum bequemen Lesen, wenn man trotzdem weiß, wo es veröffentlicht wurde..
- Alle Rezensionen: Sämtliche Änderungen werden entweder im Textkörper oder in Sprechblasen am Rand angezeigt. Es handelt sich um die detaillierteste Option, die in der Regel standardmäßig ausgewählt ist..
- Keine Bewertung: Das Dokument wird so präsentiert, als wären alle Änderungen akzeptiert worden, ohne jegliche Markierungen. Es soll Ihnen lediglich eine Vorstellung davon geben, wie der endgültige Text aussehen wird.Aber die Rezensionen sind immer noch da, nur versteckt.
- Original: Word zeigt Ihnen das Dokument so an, wie es vor Beginn der Überprüfung war, und blendet alle nachfolgenden Änderungen aus. Sehr nützlich, um den Zustand vor und nach der Anwendung auf einen Blick zu vergleichen..
Zusätzlich zu diesem globalen Anzeigemodus können Sie die Anzeige mithilfe des Menüs weiter verfeinern. Optionen zur Änderungs- und Revisionskontrolle oder „Marken anzeigen“. Dort können Sie bestimmte Markentypen aktivieren oder deaktivieren:
- Einfügungen und Löschungen: Es ermöglicht Ihnen, hinzugefügten und gelöschten Text ein- oder auszublenden. Wenn Sie nur sehen möchten, was sich inhaltlich geändert hat, ist dies der wichtigste Abschnitt..
- Format: Änderungen wie Fettdruck, Kursivschrift, Schriftgrößen oder -stile markieren. Sie können es ausschalten, wenn es zu viele visuelle Markierungen gibt und diese Sie stören..
- Ballon-Bewertungen: Entscheiden Sie, ob die Änderungen im Text eingebettet oder in Sprechblasen am Rand angezeigt werden sollen. Sprechblasen tragen dazu bei, dass das Dokument lesbarer wird, wenn viele Korrekturen enthalten sind..
- Nur im Ballonformat: Zwischenoption Senden Sie nur Formatänderungen an Ballons, wodurch die Einfügungen und Löschungen online verbleiben.
- Eingabe per Digitalstift: Auf Touchscreens oder mit einem Stift können Sie handgezeichnete Markierungen ein- oder ausblenden. Praktisch, wenn Sie auf einem Tablet oder Touchscreen korrigieren..
Wie Sie sehen können, kann dasselbe Dokument je nachdem, was Sie anzeigen möchten, entweder "sauber" oder voller Markierungen aussehen. Das Ausprobieren dieser Optionen hilft Ihnen, beim Durchsehen nicht überfordert zu werden..
Marken nach Typ und Rezensenten anzeigen
Wenn ein Dokument durch mehrere Hände geht, möchte man normalerweise wissen Wer hat was berührt und entscheidet, welche Veränderungen zu einem bestimmten Zeitpunkt angezeigt werden?Word deckt diesen Teil ebenfalls problemlos ab.
Im selben Menü „Marken anzeigen“ gibt es eine Option namens Korrektoren (oder Ähnliches). Wenn Sie es erweitern, sehen Sie eine Liste mit den Namen aller Personen, die an der Datei gearbeitet haben, sowie die Option „Alle Prüfer“.
Wenn Sie jeden Namen ankreuzen oder die Häkchen entfernen, Sie können die im Dokument angezeigten Revisionen filtern.Sie können beispielsweise nur die Korrekturabzüge des Korrekturlesers anzeigen lassen, um genau zu sehen, was er gemacht hat, oder die Korrekturabzüge eines bestimmten Mitarbeiters vorübergehend ausblenden, wenn diese Sie ablenken.
Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn viele Prüfebenen vorhanden sind: Sie können sich jeweils auf einen Rezensenten konzentrieren.Sie nehmen ihre Vorschläge an oder lehnen sie ab und gehen dann zum nächsten über, ohne alles durcheinanderzubringen.
Diesen Filter mit den Markentypen (Einlagen, Format usw.) kombinieren. Sie erstellen Ihre eigene „benutzerdefinierte Ansicht“ der Rezension.Wir zeigen Ihnen genau das, was Sie in jeder Arbeitsphase benötigen.
Änderungen einzeln oder alle auf einmal akzeptieren.
Der Moment der Wahrheit ist gekommen: Sie haben ein Dokument voller Vorschläge erhalten und müssen nun eine Entscheidung treffen. Was behältst du und was wirfst du weg?Genau dafür sind die Optionen „Annehmen“ und „Ablehnen“ auf der Registerkarte „Überprüfen“ gedacht.
Die einfachste Methode zur Überprüfung ist, Änderung für Änderung durchzugehen. Sie können auf eine bestimmte Markierung doppelklicken oder den Cursor darauf platzieren und dann im entsprechenden Tab die gewünschten Änderungen vornehmen. ÜberarbeitenVerwenden Sie die Schaltfläche AkzeptierenDiese Änderung wird auf den Text angewendet und das Branding verschwindet.
Word bietet Varianten desselben Befehlswas wissenswert ist:
- Akzeptieren und zum nächsten übergehen: Bestätigen Sie die aktuelle Änderung und bewegen Sie den Cursor automatisch zur nächsten Markierung. Ideal zum Bereinigen des Dokuments, ohne dass etwas verloren geht..
- Einfügung akzeptieren, Löschung akzeptieren oder Änderung akzeptieren: Sie dienen dazu, nur das von Ihnen Ausgewählte zu bestätigen, ohne zum nächsten Punkt zu wechseln..
- Akzeptiere alles, was angezeigt wird: Seien Sie vorsichtig, denn wenn Sie bestimmte Rezensentenmarken ausgeblendet haben, werden nur die akzeptiert, die Sie gerade ansehen..
- Alle Änderungen am Dokument akzeptieren: Das ist der schnellste Weg, den Text zu bereinigen, sobald man sich entschieden hat, alles zu behalten..
- Alle akzeptieren und Tracking stoppen: Das Dokument bleibt die endgültige Fassung, und alle späteren Änderungen gelten nicht mehr als Revisionen..
Falls Sie zu irgendeinem Zeitpunkt zu einer anderen Marke wechseln möchten, ohne sich bereits entschieden zu haben, Sie können die Symbole „Zurück“ und „Weiter“ verwenden. (auch im Reiter „Überprüfung“). Sie ermöglichen Ihnen eine einfache Navigation durch die Änderungen.
Lehne Änderungen ab, die dich nicht überzeugen
Manchmal schlägt die Rechtschreibprüfung Änderungen an einem Satz vor, aber Sie möchten ihn lieber so lassen. In solchen Fällen Durch Ablehnen der Änderung wird der Text auf die ursprüngliche Version zurückgesetzt.als wäre es nie bearbeitet worden.
Die Vorgehensweise ist dem Akzeptieren sehr ähnlich: Sie wählen die Änderung aus, über die Sie entscheiden möchten (durch Anklicken oder mit den Pfeiltasten „Zurück“/„Weiter“) und verwenden die Schaltfläche Ablehnen auf der Registerkarte „Rezension“.
Sie werden erneut angeboten Optionen zur Anpassung an Ihre Arbeitsweise:
- Ablehnen und zum nächsten übergehen: Es ist die bequemste Art, das gesamte Dokument der Reihe nach durchzugehen..
- Einfügung ablehnen, Löschung ablehnen oder Änderung ablehnen: ohne zur nächsten Marke zu wechseln.
- Lehnen Sie alles Gezeigte ab: Wenn Sie bestimmte Rezensenten oder Markentypen herausgefiltert haben, werden nur diese entfernt..
- Alle Änderungen am Dokument ablehnen: Verwenden Sie diese Funktion nur, wenn Sie absolut sicher sind, dass Sie keine Korrekturen behalten möchten..
- Alle ablehnen und Tracking stoppen: Die Datei bleibt so, als wäre das Tool nie aktiviert worden..
Wie Sie sehen, ermöglicht Word sowohl eine sehr detaillierte Überprüfung, bei der einzelne Dokumente angenommen oder abgelehnt werden, als auch globale Entscheidungen in großem Umfang. Entscheidend ist, die Optionen je nach Fortschritt im Überprüfungsprozess zu kombinieren..
Kommentare: Klarstellungen, Fragen und Anmerkungen
Neben der Änderung des Textes ist es oft notwendig erläutern, warum eine Änderung vorgeschlagen wird, oder eine Frage an den Autor stellenGenau dafür sind Kommentare da, und sie gehören zusammen mit der Änderungsverfolgung.
Um einen neuen Kommentar einzufügen, markieren Sie mit der Maus das Wort, die Phrase oder den Absatz, den Sie kommentieren möchten, und klicken Sie dann im entsprechenden Tab auf „Kommentar einfügen“. Überarbeiten, klicke auf Neuer KommentarAm rechten Rand öffnet sich eine Sprechblase, in die Sie Ihre Nachricht schreiben können.
Diese Kommentare verändern den Text nicht direkt: Sie funktionieren wie digitale Haftnotizen, die an das Dokument angebracht werden., sehr nützlich, um Korrekturentscheidungen zu erläutern, auf mögliche Unklarheiten hinzuweisen oder dem Autor etwas zu fragen.
Wenn der Autor antwortet oder der Kommentar nicht mehr relevant ist, kann er gelöscht werden. Um einen bestimmten Kommentar zu löschen, klicken Sie ihn an, um ihn auszuwählen, und drücken Sie dann die Pfeiltasten. drei Punkte oder Kontextmenü und wählen Sie die Option Thread löschen oder „Kommentar löschen“.
Wenn Sie die Bereinigung lieber am Ende vornehmen möchten, können Sie warten, bis Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, und dann auf derselben Registerkarte „Überprüfung“ Folgendes tun: Alle Kommentare im Dokument auf einmal löschenAber zuerst sollten Sie sicherstellen, dass keine Fragen mehr offen sind.
Bewertungen einsehen, ausblenden und anpassen für ein angenehmeres Arbeitsumfeld.
In langen oder stark überarbeiteten Dokumenten kommt es leicht vor, dass der Text mit Farben, Unterstreichungen und Sprechblasen überladen wird. In solchen Fällen Das vorübergehende Ausblenden einiger Informationen erleichtert das Lesen..
Eine schnelle Möglichkeit besteht darin, das Menü „Zur Überprüfung anzeigen“ zu verwenden und Folgendes auszuwählen: Einfache Überarbeitungen oder sogar „Keine Überarbeitung“ bei einer allgemeinen Lektüre. Die Marken sind zwar noch da, aber sie stören optisch nicht mehr..
Ein weiteres sehr leistungsstarkes Werkzeug befindet sich in der Optionen für die Anzeige von MarkenHier können Sie bestimmte Änderungsarten (z. B. Formatierungen) deaktivieren, um sich ganz auf den Inhalt zu konzentrieren. So vermeiden Sie ein Gefühl von „Unordnung“, das durch zu viele kleine Änderungen entsteht.
Wenn Sie ein Dokument überprüfen, das Ihnen korrigiert zurückgesandt wurde, ist folgende Vorgehensweise sehr praktisch: Prüfen Sie alles von Anfang an und akzeptieren oder lehnen Sie nur das ab, womit Sie nicht einverstanden sind.ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, alles andere zu akzeptieren.
Wenn Sie fertig sind und sich darüber im Klaren sind, was Sie vom Original beibehalten, können Sie die Option verwenden. Alle Änderungen am Dokument akzeptieren Alle anderen Korrekturen gleichzeitig anwenden. Auf diese Weise vermeiden Sie, bei jedem Satz auf „Akzeptieren“ klicken zu müssen. Und Sie sparen Ihrem Gehirn eine Menge Zeit.
Vergleichen Sie zwei Versionen desselben Dokuments in Word.
Zusätzlich zur „klassischen“ Änderungsnachverfolgung enthält Word eine sehr leistungsstarke Funktion namens VergleichenEs dient dazu, Unterschiede zwischen zwei Dateien zu erkennen, die auf den ersten Blick nahezu identisch erscheinen.
Stellen Sie sich vor, Sie haben die Version, die Sie vor einer Woche gesendet haben, und eine weitere, die Ihnen jemand mit Änderungen zurückgeschickt hat, die ohne Verwendung der Änderungsverfolgung vorgenommen wurden. Mit diesem Tool Sie können ein drittes Dokument erstellen, in dem Word die Änderungen gegenüber dem ersten Dokument markiert..
Um es zu verwenden, wechseln Sie zum entsprechenden Tab. Überarbeiten und drücken Sie die Taste VergleichenEs öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie Folgendes auswählen müssen:
- Die Datei, die als Originaldokument.
- Die Datei, die die überarbeitetes Dokument.
Sie klicken auf OK und Word generiert eine neue Datei, in der Alle Unterschiede scheinen so markiert zu sein, als wären sie mithilfe des Änderungsmanagements vorgenommen worden.Hinzugefügte Texte unterstrichen, gelöschte Texte durchgestrichen usw.
Auf der rechten Seite des Bildschirms können Sie, wenn Sie möchten, Folgendes sehen: das Originaldokument und die überarbeitete Version in separaten Fensternsodass Sie gleichzeitig mit allen dreien arbeiten können: dem Original, der modifizierten Version und der Version, die die Unterschiede aufzeigt.
Falls Sie die beiden Seitenansichten zu irgendeinem Zeitpunkt nicht sehen, können Sie zum Menü „Vergleichen“ zurückkehren und die Option verwenden. Quelldokument anzeigen, indem Sie „Beide anzeigen“ auswählen. So bleiben die drei Ebenen immer klar erkennbar: vorher, nachher und Vergleich..
Professionelle Nutzung der Änderungsnachverfolgung: Korrekturlesen und Stil
In der Welt des Verlagswesens und des Korrekturlesens ist die Änderungsnachverfolgung keine Laune, sondern praktisch Standard. eine berufliche VerpflichtungEs wird sowohl bei der orthotypografischen Korrektur (Fehler, Akzente, Satzzeichen, Stilregeln) als auch bei der Stilkorrekturwo die Vorschläge eher subjektiv sind.
Der große Vorteil dieses Werkzeugs ist, dass Sie ermöglichen es dem Autor, zu entscheiden, welche Vorschläge er annimmt und welche er ablehnt.Wenn der Korrekturleser vorschlägt, einen ganzen Absatz aus Gründen der Klarheit umzuformulieren, Sie aber das Gefühl haben, dass dabei Nuancen verloren gehen, lehnen Sie diese konkrete Änderung einfach ab und behalten Sie Ihre Version bei.
Gleichzeitig bewirkt die Tatsache, dass der Originaltext durchgestrichen ist und der Vorschlag daneben erscheint, dass Der Autor kann aus seinen Fehlern lernen.Man kann ganz deutlich sehen, worin das Problem bestand und wie es gelöst wurde.
Üblicherweise reicht der Fachmann das Dokument mit aktivierter Änderungskontrolle ein: Auf diese Weise kann der Kunde Punkt für Punkt überprüfen, was erledigt wurde.und bietet die Gewissheit, dass keine Änderung "blindlings" vorgenommen wurde.
Bei stark subjektiven Korrekturen (Stil, Tonfall, Absatzstruktur) schützt die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ auch den Korrekturleser, da Machen Sie deutlich, dass es sich bei den Vorschlägen lediglich um Vorschläge handelt.und dass der Autor immer das letzte Wort behält.
Die Beherrschung dieser Word-Funktion verbessert nicht nur Ihre Dokumente. Es erleichtert jedoch die Kommunikation zwischen Autoren, Korrekturlesern, Übersetzern und allen am Überarbeitungsprozess Beteiligten erheblich.Hat man den Dreh erst einmal raus, will man nur noch selten eine SMS "roh" ohne Änderungsnachverfolgung versenden.
